//waar let ik op bij het plannen van een event.
Plan jij vaak een evenement of is het misschien wel de eerste keer dat je dit doet? Lees hier dan verder voor 5 tips voor gevorderden én beginners.
Als evenementenlocatie worden er zo’n 1.500 events per jaar georganiseerd bij B. Amsterdam. Dit varieert van grote tot kleinere events. Wij kunnen inmiddels wel zeggen dat we daar al het een en ander van hebben geleerd en daar dus een flink aantal tips op hebben gedaan. Hoe groot of klein je event ook is, met deze 5 tips kom je beslagen ten ijs.
//doel en doelgroep.
Waarom wordt dit evenement georganiseerd? En past de evenementenlocatie bij het te behalen doel?
Wil je ervoor zorgen dat de doelgroep geïnspireerd raakt, zoals tijdens een lezing? Of gaat het om een informatieve beurs of een out-of-the-box congres?
Zorg dan dat bezoekers dit voelen bij binnenkomst en tijdens de sessies. Kies voor een klassieke of júíst bijzondere locatie.
Kijk hiervoor naar de geschiedenis van een locatie en vraag of dit naar voren kan komen. Zo krijgen mensen meer een gevoel bij een locatie.
//licht en geluid.
Denk aan de vetste lichtshow die je ooit hebt gezien. Waarschijnlijk komen er wel 1 of 2 bij je op.
Zo extreem hoef je het vaak niet te maken, maar met het juiste licht en geluid zorg je voor focus voor je gasten én laat je de indruk achter die je wilt.
Een evenementenlocatie heeft vaak een in-house AV-partner. Ga bij grotere events om de tafel met deze partij en leg goed uit wat de sfeer is die je mee wilt geven. Zij zullen (op goede locaties) creatieve invulling geven aan jouw ideeën.
//branding.
Een steeds groter wordende trend in evenementenland is het toevoegen van branding tijdens events.
Evenementlocaties in Amsterdam (en grote hierbuiten) hebben vaak veel mogelijkheden in het ‘branden’ van je event.
Bijvoorbeeld vloerstickers, raamstickers of vlaggen kunnen jouw event van een 7 naar een 9 halen.
Probeer out-of-the-box te denken op de locatie zelf en vraag de eventmanagers mee te denken hoe je jouw merk in the picture krijgt tijdens het event.
Is het bijvoorbeeld mogelijk om de receptionisten een bepaalde trui aan te trekken? Of zijn er plekken rondom de locatie waar branding terug kan komen?
//food & beverage
Wat kan jouw event beter maken? Goed eten en drinken. Voor waarschijnlijk een groot deel van je gasten een van de belangrijkste dingen van het event! Zorg er bijvoorbeeld voor dat je F&B is afgestemd op je thema en op je doelgroep. Bouw genoeg tijd in rondom deze momenten.
Gaat het om een bitterbal of een sterrenwaardig diner? Kijk samen met de cateraar wat het beste bij jouw evenement past.
//activiteiten.
Als laatste: een activiteit. Natuurlijk geheel afhankelijk van het programma van jouw event, maar wanneer het programma het toelaat denk dan eens na over een activiteit in je programma, om de mensen weer een beetje wakker te schudden of ze juist te laten bonden met elkaar door middel van een sportieve activiteit of een activiteit waarbij je even je hersenen moet gebruiken.
Vaak gezien zijn padel clinics, korte pubquizzen en rek-en-strek oefeningen à la Nederland in beweging!
//conclusie.
Denk creatief aan wat er tijdens en rondom jouw event gebeurt. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt en kan je een grote impact maken met een klein deel van je budget.
Op zoek naar een evenementenlocatie in Amsterdam waar je echt álles kan? Klik dan hieronder.
